BHAK News DELTA

Data-pool, istota optimálneho manažmentu informácii a dát pri výstavbe

Mgr. Arnold Koller, konateľ u firmy DELTA, zodpovedný za oblasť informačného manažmentu.

Prečo sa spoločnosť DELTA, zaoberajúca sa stavebníctvom, rozhodla založiť dcérsku spoločnosť, ktorá sa zaoberá vývojom zálohovacieho softvéru?
Pôvodne bolo úlohou dcérskej spoločnosti vyvinúť softvér, ktorý pokryje špeciálne požiadavky a potrebné funkcie v oblasti stavebníctva a nad to umožní spoluprácu zamestnancov na projekte, ktorí sa nachádzajú na rôznych miestach. Z toho sa následne vyvinul softvér pre spoluprácu rôznych externých spoločností (s rozličnými lokalitami pracovísk), a z toho potom ďalej súčasná webová platforma Data-pool pre spoluprácu viacerých spoločností na jednom projekte.

Najčastejšie si firmy nechávajú od IT špecialistov vytvoriť kľúčový softvér. Prečo DELTA uprednostnila založenie vlastnej spoločnosti?
Základným prvkom pre vysokú kvalitu a každodenné využitie v praxi bola kombinácia odborných znalostí z procesu výstavby s know-how vývoje softvéru. Aby sa dosiahla čo najväčšia synergia, bolo jasné, že musíme obe oblasti zjednotiť pod jednu strechu. Kritériom úspechu je tak ako vždy úzka koordinácia medzi softvérovými vývojármi a stavebnými odborníkmi, lebo takto je možné rýchle reagovať na výzvy a vždy je možná okamžitá kontrola vlastným tímom, či sa nové funkcie ta osvedčujú aj v praxi.

Programy ako Lotus Notes a Datenpool, ktoré boli vytvorené oddelením firmy DELTA Netconsult, prevádzajú celým procesom výstavby – od projektovej dokumentácie až po posledné zmeny pred kolaudáciou. Je dopyt po tomto nástroji? V čom spočíva najväčšia výhoda pre samotného investora? 

Tri dôležité výhody vyplývajúce pro investora:

  1. Platforma dáva projektu štruktúru. Popri možnosti ukladania súborov sa stará predovšetkým funkcia heslovitého vyhľadávania, ako i kontrolné a schvaľovacie procesy o plynulú štruktúru počas celej doby trvania projektu. Po ukončení projektu obdrží investor všetky dokumenty a plány uložené v archíve a môže tak informácie kedykoľvek neskôr vyhľadať.
  2. Protokolovanie všetkých dôležitých pracovných krokov pri vytváraní dokumentov a plánov vytvára v projekte vysokú previazanosť a poskytuje všetkým na projekte zúčastneným istotu – pretože uložením dokumentu bol tento už poskytnutý. Keďže je možné si v protokole o spracovaní kedykoľvek prečítať, kto kedy nejaký dokument uložil, vzniká previazanosť a konsekvencia, ktorá sa znovu pozitívne prejavuje na kvalite výstavby a dodržovaní termínov. Nad to je možné takto jednoducho zistiť, kto nesie zodpovednosť za prieťahy, čo zabráni zdĺhavým právnym diskusiám týkajúcich sa stavebných nedostatkov a projekčných chyb.
  3. Podrobná vyhľadávacia funkcia dáva investorovi možnosť, kedykoľvek nájsť relevantné dokumenty, okrem toho si môže s funkciou Post-it sám vytvárať v projekte štruktúry a zvýrazňovať a rekapitulovať dôležité dokumenty. Tým získa investor lepší prehľad o svojom projekte a má kedykoľvek prístup k dôležitým informáciám.

Je tento softvér určený primárne pre realizačné firmy a investorov, alebo môže nájsť uplatnenie i v iných oblastiach?
Stavebníctvo je v každom prípade hlavným poľom uplatnenia, lebo je tu uskutočňovaných mnoho projektov s vysokými investičnými čiastkami za účasti veľkého počtu realizačných firiem.  Data-pool je avšak ideálnym nástrojom i pre iné odvetvia na realizáciu projektov naprieč firmami a dáva zmysel predovšetkým vtedy, keď sa využívajú kontrolné a schvaľovacie procesy lebo musí byť k dispozícií veľké množstvo dokumentov najrôznejším účastníkom projektu. Príkladom by mohol byť strojársky priemysel, výroba technologických zariadení a projekty z oblasti infraštruktúry, ako i projekty v oblasti vývoja softvéru alebo cezhraničné projekty veľkých medzinárodných koncernov.

Akým spôsobom zefektívni použitie tohto nástroja výstavbu?
Data-pool zabezpečuje spoľahlivú distribúciu dokumentov a efektívnu komunikáciu v projektoch. Veľké množstvo výhod možno zhrnúť do 4 hlavných aspektov, ktoré sú rozhodujúce pre úspech stavebných projektov: štruktúrované úložisko, sofistikované vyhľadávacie funkcie, jednoduchá komunikácia a kompletná dokumentácia.

Data-pool je inovatívna a funkčná platforma pre spoluprácu naprieč spoločnosťami, ktorá je jednoducho prenajímaná na určitú dobu / na určitý projekt, bez akýchkoľvek investícií do hardvéru, softvéru alebo zabezpečenia. Naviac je samotný produkt veľmi flexibilný: podľa individuálnych požiadaviek sú zapnuté iba tie moduly a funkcie, ktoré sú skutočne potrebné. Tak profitujú i malé projekty s menším počtom účastníkov z profesionálnej platformy na výmenu dát. Vďaka datenpoolu je spolupráca s rovnakými súbormi naprieč spoločnosťami taká jednoduchá, ako ešte nikdy predtým – a proces výstavby je tak efektívnejší a ekonomickejší.

Data-pool ponúka vysokú bezpečnosť, lebo prihlásenie je možné mobilným podpisom. Tento prvok umožňuje úplne novú právnu bezpečnosť v digitálnom svete projektového riadenia. Vďaka tomu je napríklad možné, povoliť niektoré operácie, ako napr. schvaľovanie dokumentov v datenpoole  niektorému užívateľovi iba vtedy, pokiaľ sa tento najskôr prihlasi svojím mobilným podpisom, a teda sa úplne spoľahlivo identifikuje.

 

Okrem toho ponúka datenpool jedinečne efektívnu kontrolu pri schvaľovaní dokumentov. Iba dvoma klikmi je možné získať prehľad o všetkých dokumentoch, u ktorých je nutná kontrola schválenia.  Zároveň môže byť tento zoznam kombinovaný s rôznymi filtrami, ako napr., ktorí schvaľovatelia sú k dispozícii, alebo počet dní zostávajúcich do dátumu splatnosti alebo ktoré už uplynuli. Vďaka tomu môžu byť v projekte bleskovo odhalené potenciálne prieťahy spôsobené oneskoreniami v schvaľovaní a možno na ne reagovať, čo v rozhodujúcom procese riadenia termínov v stavebných projektoch predstavuje obrovskú úľavu.

 

Je systém zálohovateľný? Akým spôsobom sú zálohované najdôležitejšie súbory?
Súbory projektu sa nachádzajú na certifikovanom dátovom centre s redundantným internetovým pripojením a napojením. Vďaka tomu môže byť garantovaná dostupnosť systému na 99,9 %. Okrem hlavného dátového centra sú súbory uchovávané naviac ešte v druhom dátovom centre, vďaka čomu môžu byť systémy pri výpadku hlavného dátového centra spustené priamo z náhradného dátového centra pre zachovanie stálej prevádzky. Okrem toho sú súbory ešte denne zálohované na dátovom úložisku na sieti (NAS = Network Attached Storage) a na zálohovacie pásky. Prístup na server datenpoolu je šifrovaný na základe bezpečnostného certifikátu, aby sa zabránilo prepisu dát súborov behom využívania systému. Oprávnenie na prístup do systému je veľmi prísne, na prianie možno prihlásenie užívateľa nastaviť prostredníctvom dvojitého overenia mobilným podpisom, čo je už právne porovnateľné s vlastnoručným podpisom. Naviac sú súbory chránené skenerom proti vírom, aplikáciou firewall proti neoprávnenému prístupu a škodlivému softvéru.